Ovlašćenje kao ključ za (ne)odgovornost

Kada govorimo o definisanju organizacione strukture u procesu organizacionih transformacija kompanija, jedno od ključnih očekivanja kompanija, osnivača, direktora jeste da se postigne, odnosno poveća odgovornost zaposlenih.

Ovo je posebno usmereno na one koje zovemo top-menadžment ili ključni ljudi u firmama. Želja mi je da ovaj tekst počnem sa tezom: „odgovornost se može postići i punim preuzimanjem ovlašćenja od strane ključnih ljudi”. Manje ili više fensi nazivi radnih mesta koje susrećemo na vizitkartama menadžera nisu i garant velike odgovornosti. Preuzeta ovlašćenja od strane prethodno navedenih zaposlenih u organizacijama omogućavaju istim da funkcionišu kao dobro podmazana mašina. Ako ovlašćenja nisu pravilno raspoređena/preuzeta, uzročno-posledično dolazimo i do situacije neodgovornosti. Idemo redom u sagledavanje prethodno navedenog.

ZNAČAJNOST OVLAŠĆENJA

ŠTA SU OVLAŠĆENJA I KAKO SE DO NJIH DOLAZI?

Kao što već znamo, ovlašćenje je pravo pojedinca ili grupe unutar firme da donosi odluke i preduzima akcije u skladu sa svojim nadležnostima ili zadacima. Ovlašćenja se prenose kroz hijerarhijsku strukturu organizacije. To se po stiže kroz definisanje organizacione strukture i što se „pravno-formalno” propisuje. U kompanijama se neretko dešava da zaposleni, pre svega mislim na rukovodioce, čekaju da se odluka ili odobrenje za neku radnju ili procese dobije i to često od onog koji ima najveća ovlašćenja u kompaniji. U prevodu, ja (menadžer) nemam ovlašćenje da donesem odluku. Dva su scenarija. Prvi kao što sam rekao, čekam i onda je odgovornost onoga koji je i doneo odluku. Drugi, tražim ovlašćenje za ono što nemam, „otimam” i ja preuzimam odgovornost. Ovo se naziva i proaktivnost za poslenih. Ovde je samo potrebno naglasiti da, u zavisnosti od značajnosti ovlašćenja, može doći do njegovog potpunog ili delimičnog prenosa. Kroz period dokazivanja posledice preuzetog ovlašćenja, a to je odgovornost, nivo prenetog/preuzetog ovlašćenja raste. To je elemenat onoga što mi zovemo povećanje uzajamnog poštovanja i poverenja. Zapamtimo, ukoliko bismo nivo ovlašćenja mogli poistovetiti s povećanjem određene doze „moći”, dolazi i veća odgovornost!

ZAŠTO SU OVLAŠĆENJA BITNA?

Ovlašćenja omogućavaju zaposlenima da donose odluke na mestu gde su najpotrebnije. Iskarikiraću situaciju. Zamislite da svaki put kada želite promenu fonta u dokumentu, morate tražiti dozvolu od generalnog direktora. Beskrajni sastanci bi postali još beskrajniji! Pravilno raspoređena ovlašćenja omogućavaju brže donošenje odluka. Ono što je i iskustvo iz procesa organizacionih transformacija u kompanijama, dobro definisana ovlašćenja povećavaju ukupnu efikasnost kompanija.

MOTIVACIJA KROZ OVLAŠĆENJA

Davanje ovlašćenja zaposlenima može značajno povećati njihovu motivaciju. Kada zaposleni osećaju da imaju kontrolu nad svojim radom, kako smo već ranije i nagovestili, skloni su većoj angažovanosti i kreativnosti. Taj osećaj „slobode” je neprocenjiv!

BOLJA KOMUNIKACIJA

Ovlašćenja jasno definišu ko je odgovoran za šta, što poboljšava komunikaciju unutar tima. Smanjuje se broj situacija „nisam znao da je to tvoja/moja odgovornost”. Svi znaju svoje uloge i zadatke, što smanjuje konfuziju i povećava produktivnost. To je kao savršeno usklađen orkestar – svako zna kad je vreme za njegov solo.

PODRŠKA RASTU I RAZVOJU

Ovlašćenja omogućavaju firmama da rastu i razvijaju se. Kada se firma širi, važno je da ovlašćenja budu dodeljena kako bi se podržao rast. Ovlašćenja pomažu u stvaranju novih lidera unutar organizacije, koji će dalje voditi timove ka uspehu. To je kao kad trener prenosi svoje znanje na nove generacije sportista – ciklus uspeha se nastavlja.

UTICAJ OVLAŠĆENJA NA ODGOVORNOST

ŠTA JE ODGOVORNOST?

U poslovnom svetu, odgovornost znači izvršavanje zadataka u skladu s postavljenim standardima, postizanje ciljeva i transparentno izveštava nje o rezultatima.

PROPORCIONALNOST OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI

Ključno je da ovlašćenja i odgovornosti budu proporcionalni. Ne možemo očekivati da sekretarica preuzme odgovornost za globalnu strategiju firme, zar ne? Pojedinci sa značajnim ovlašćenjima moraju imati odgovarajuću odgovornost za svoje postupke. Ovo usklađivanje sprečava zloupotrebu dodeljene „moći” za donošenje odluka i promoviše etičko ponašanje unutar firme. Primer: Marko je direktor proizvodnje u fabrici. On ima ovlašćenja da donosi odluke u vezi s nabavkom materijala, rasporedom radnika i održavanjem opreme. Istovremeno, on je odgovoran za efikasnost proizvodnog procesa i kvalitet proizvoda. Dakle, merenje ostvarenih rezultata na donesenu odluku je korektivni faktor za „zloupotrebu” dodeljenih ovlašćenja.

ODNOS OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI

ZAŠTO JE ODNOS BITAN?

U svakoj firmi, jasno definisani odnosi ovlašćenja i odgovornosti ključni su za uspešno poslovanje. Niko ne želi haos, zar ne? Zato je važno da se ovlašćenja i odgovor nosti precizno usklade kako bi se osiguralo efikasno donošenje odluka, odgovornost i kontrola.

DELEGIRANJE OVLAŠĆENJA I ODGOVORNOSTI

Delegiranje je proces prenosa ovlašćenja i odgovornosti s viših nivoa menadžmenta na niže. Zamislite to kao prenos baklje Olimpijskih igara – uzbuđenje je veliko, ali i odgovornost. Efikasno delegiranje omogućava brže donošenje odluka, povećava motivaciju zaposlenih i poboljšava ukupne performanse firme.

PRAĆENJE I EVALUACIJA

Redovno praćenje i evaluacija odnosa ovlašćenja i odgovornosti pomažu u identifikaciji potencijalnih problema i njihovom pravovre menom rešavanju. Adižes alati koji prate ovaj odnos su postavljanje ciljeva za menadžere, planiranje i praćenje doprinosa po organizacionim celinama definisanih strukturom. Takođe, tela definisana paralelnom strukturom, POC i kolegijum najvišeg menadžmenta osiguravaju da svi članovi firme razumeju svoja ovlašćenja i odgovornosti i da deluju u skladu s njima.

Iako sve prethodno navedeno pomalo izgleda kao lista definicija i potrebnih pravila u organizacijama, ideja je drugačija. Želja mi je da samo dodatno osvestimo gde leži ključ rešavanja čuvene rečenice u kompanijama „ljudi, rukovodioci ne preuzimaju dovoljno odgovornosti u svom poslu”. Odgovornost je posledica dobro definisanih ovlašćenja. I pored dobro definisanih ovlašćenja u kompanijama je potrebno stvoriti klimu da se ista u potpunosti preuzmu od strane zaposlenih. Sistemi merenja i kontrolinga tome dosta doprinose. Kompanije prolazeći kroz organizacionu transformaciju po Adižes metodologiji stvaraju kako dobre preduslove, tako i implementiraju alate za podizanje odgovornosti svojih zaposlenih.