Unapređenje procesa – Kaizen & Lean

Najveća soba na svijetu je soba za unapređenje. Unapređenje znači promjenu, a promjena je uvijek moguća. Izazov je održati promjenu i stvoriti klimu kontinuiranog unapređenja u organizaciji.

Uobičajeno je da uvodimo promjene zato što je takav trend ili zato što želimo stići i prestići konkurenciju u tome, ali to nije dovoljan poticaj za stvarne promjene. Ako svjesno krećemo u promjene uvođenjem Kaizen&Lean metodologije, potrebno je da ideje i inicijative dolaze od strane samih zaposlenika, tek tada Kaizen&Lean alati mogu dobiti svoju upotrebnu vrijednost. Jedini razlog zašto želimo ovladati njima i primijeniti ih je što nam skraćuju vrijeme, pojeftinjuju poslovanje i omogućuju jednostavnije dostizanje željene kvalitete.

Adizes Kaizen&Lean tim već više od 20 godina primjenjuje i razvija metodologiju zasnovanu na Kaizen&Lean filozofiji i najboljoj praksi Adizes Instituta u radu s timovima, stavljajući Čovjeka u središte svakog procesa, čineći tako proces humanijim, efikasnijim i učinkovitijim.

Vjerujemo da put izgradnje klime kontinuiranog unapređenja i stvaranja inovacija kreće od pojedinca, koji ima neposredni kontakt s proizvodom i korisnikom proizvoda, preko timova i međusektorske suradnje, objedinjenih oko procesa u kojem sudjeluju.

Praksa je pokazala da je jedan od najučinkovitijih načina uvođenja održivih promjena u procesu polazak od postojećeg stanja procesa i njegove optimizacija ili redizajna (iz AS-IS stanja u TO-BE), preko implementacija konkretnih prijedloga promjena i konačno ovladavanja alatima Kaizen&Lean kroz njihovu praktičnu primjenu.

Optimizacija (redizajn) procesa 

U svakom procesu su uvijek prisutna 4 osnovna elementa - čovjek, aktivnost u procesu, objekt na koji djelujemo i alat koji koristimo (softver ili stroj).

Dubinske i dugoročne promjene trebale bi kretati od procesa, zatim preko poboljšanja stupnja iskoristivosti stroja ili prilagođavanja softvera. Tek na kraju na red dolazi čovjek, ali ne kao objekt promjene, već da ga otvorimo za promjene kako bismo oslobodili njegov kreativni potencijal, a to je jedino moguće kroz njegovo osobno uključivanje, kako u fazi promatranja i analize, tako i u fazi traženja rješenja i njihove implementacije.

Sam proces redizajna polazi od Promatranja i analiza 360° cijelog tijeka odabranog procesa, koristeći MDC tehniku mapiranja na temelju koje identificiramo aktivnosti koje stvaraju vrijednosti i one koje nam troše vrijeme i energiju. Analiza postojećeg procesa se završava izradom AS-IS Lean mape koja nam pokazuje kritične točke procesa u kojima nastaje najduže čekanje, prekidanje tijeka procesa, gdje jasno vidimo posljedice grešaka, gomilanja posla…

Tijekom tog postupka, najčešće prvi put, odjeli u potpunosti surađuju jer im je stalo da sebe predstave i prikažu na pravi način, a istovremeno i da vide druge dijelove procesa koji im najčešće zadaju glavobolje. Ono što je neminovno je i da vide kako oni drugima uzrokuju probleme. Začudo, to ne stvara lošu atmosferu, već naprotiv, olakšanje i želju za suradnjom. Razlog za to je i prijelaz iz uloge krivca u ulogu promatrača, koji tijekom tog procesa otvaranja dobiva ideje i želju da nešto stvarno promijeni, ali sada kao dio jednog velikog procesnog tima.

Samo tako oblikovan tim može stvoriti atmosferu pogodnu za oslobađanje kreativnog potencijala pojedinca sa svim iskustvima i znanjima, koji u središte procesa stavlja čovjeka i njemu prilagođava aktivnosti u procesu te alate (stroj ili softver). Kreativne ideje se zapisuju i povezuju u aktivnosti kroz izradu TO-BE Lean mape.

Tijek predloženog novog procesa predstavlja kronologiju aktivnosti za čiju provedbu se izrađuje terminski akcijski plan.

Najveća prednost za kompaniju jest promatranje postojećeg procesa iz perspektive svih sudionika u njemu, a ne onako kako menadžment misli da to jest, kao i značajno povećanje razine suradnje među sektorima, kreiranje prijedloga novog procesa utemeljenog na iskustvima i saznanjima zaposlenika koji imaju krajnji kontakt s korisnicima proizvoda.

5S

5S predstavlja alat za kreiranje organiziranog i uređenog radnog mjesta na način koji eliminira rasipanja i beskorisne aktivnosti te omogućava da se nepravilnosti trenutno uočavaju i uklanjaju. Primjenjuje se na organizaciju svih radnih mjesta u proizvodnim i uslužnim djelatnostima, kao i organizaciju desktopa i prostora za pohranu na računalima.

Opis (osnovni koraci):

Odabir radnih mjesta za implementaciju 5S-a
1S implementacija (Red Tag akcija)
2S implementacija (organizacija korištenjem MDC mapiranja)
Definiranje akcijskog plana za 3S i priprema za 4S
4S implementacija (standardizacija i Visual Management)
5S implementacija (kreiranje audita i osnove za ocjenjivanje, praćenje i unapređenje)
Prezentacije timova (prije - poslije)
Definiranje strategije za nastavak implementacije na ostala radna mjesta

Ono po čemu se naš program implementacije 5S-a izdvaja na tržištu jest izravno sudjelovanje konzultanata pri provedbi potrebnih koraka na odabranim radnim mjestima (rad na GEMBI).

Smatramo da, prilikom inicijalnih implementacija 5S-a, angažiranje zaposlenika na provedbi konkretnih zadataka opremljenih samo teorijskim znanjem, jednostavnim primjerima i kontrolnim popisima nije motivirajuće, niti daje prave učinke koji su potrebni za buduće implementacije.

Zaposlenici će imati konzultantsku podršku pri svakom koraku i sudjelovat će u zajedničkom rješavanju konkretnih i realnih situacija u poduzeću te na radnim mjestima.

Kanban 

Precizna geografska karta će nas odvesti do cilja, ali dobar GPS će nas dovesti za najkraće vrijeme i s najmanje troškova.

U praksi uglavnom imamo početne i krajnje podatke ili još po neku usputnu informaciju, vrijeme procesa, troškove po jedinici proizvoda, gdje su bili najveći zastoji, ali to su uglavnom mrtvi podaci od jučer na koje reagiramo kada je već prekasno i preostaje nam samo da tražimo krivce, a krivci traže razloge i tako u krug.

Kanban nam, u svim svojim oblicima, omogućava brzo prilagođavanje stvarnim potrebama procesa. Osigurava da se svaki proces snabdijeva pravim elementima, u pravoj količini i točno određenom vremenu. Omogućava da se prate statusi zadataka u procesnom toku te time formira osnova za kvalitetnije donošenje odluka i određivanje prioriteta.

Opis (osnovni koraci):

- Odabir procesa

– Izrada MDC mape i Lean hodograma
Definiranje potrebnih podataka za Kanban i Kanban semafora
Kreiranje Kanbana u obliku fizičke tablice, Excel tablice ili kroz pripremu podataka za ERP
Definiranje strukture Kanban sastanka
Follow-up akcijskog plana 

Follow-up akcijskog plana za implementaciju TO-BE Lean mape

U ovoj fazi ne bi trebalo biti velikih problema, ali pod uvjetom da imamo detaljno izmapiran TO-BE proces, kreiran od strane SVIH sudionika procesa, uz jasno definirane prioritete i realan, vremenski određen akcijski plan za provedbu predloženih promjena.

Veći dio problema rješavamo samostalno jer znamo kako ih riješiti, ali za neke nam je potrebna stručna pomoć. Ne netko tko bi nam samo predavanjem ispričao kako nešto učiniti, već netko tko će zajedno s timom kompanije „uprljati“ ruke.

Kroz provedbu Akcijskog plana potrebna je periodična podrška tima stručnjaka jer često dolazi do uključivanja zaposlenika koji nisu neposredno sudjelovali u izradi TO-BE procesa, niti postoji dovoljna razina vladanja Kaizen&Lean alatima za rješavanje specifičnih i nepredviđenih problema.

Najveća prednost za kompaniju je povećanje učinkovitosti provedbe novih predloženih rješenja i daljnje osposobljavanje zaposlenika za samostalni rad.